「オーバーエンジニアリング」には時間とコストがかかります。当社の無駄のないプロセスにより 40% 節約されます。

同じパターンを何度も見てきました。チームは単純なタスクから始まります。その後、プロセスが成長します。 1つのレビューが3つになります。 1つのツールが5つになります。 1 人の明確な所有者が引き継ぎの連鎖に変わります。仕事のスピードが落ち、集中力がなくなり、小さな仕事が重く感じられ始めます。オーバーエンジニアリングが問題となるのはそこです。ほとんどのチームは生活を難しくするつもりはないと思います。彼らは品質を守り、リスクを回避し、全員の意見を一致させようとしていると思います。その目標には意味があります。問題は、明確な理由もなく余分なステップが積み重なったときに始まります。私は、チームが作業を行うよりもプロセスの管理に多くの時間を費やしているのを見てきました。私が一緒に働いていた小規模な e コマース チームでこれを目にしました。製品ページの更新ごとに長い承認パスを使用していました。単純なテキストの変更をチェックするには 4 人が必要でした。バナー編集には打ち合わせが必要でした。チームは慎重でしたが、作業はゆっくりと進みました。価値の低いステップをいくつか削除した後、プロセスはより簡単に従うことができるようになりました。彼らは重要な小切手を残し、ノイズを追加するだけの小切手をカットしました。仕事が軽くなりました。チームはすぐにそれを感じました。私の見解はシンプルです。無駄のないプロセスは弱いプロセスではありません。それは明確なプロセスです。チームの作業方法の簡素化を支援するとき、私は次の 3 つの質問から始めます。どのステップが品質を保護しますか?どのステップが顧客を保護しますか?まだ誰も削除していないためにのみ存在するステップは何ですか?私はチームにフルパスを紙に書くように依頼します。ご依頼から納品まで。すべてのハンドオフ。すべてのチェック。あらゆるツール。道が見えると無駄が見やすくなります。多くの人は、価値を付加しないステップの多さに驚きます。それから丁寧にカットしていきました。私は間違いを防ぐための手順を守ります。お客様に役立つ手順を記録します。別の場所で同じチェックを繰り返すステップを削除します。明確な理由なしに承認を待つステップを削除します。単純な作業の速度を低下させ、結果を変えないステップを削除します。ここで多くのチームが行き詰まってしまいます。彼らは、ステップが減るとコントロールが弱くなるのではないかと心配しています。私の経験では、その逆も起こり得ると言えます。プロセスが効率的であれば、所有権がより明確になります。人々は誰が何をするかを知っています。仕事がより速く進みます。隙間から落ちるものが少なくなります。無駄のないプロセスは予算の節約にも役立ちます。待ち時間が減れば、仕事以外の時間に費やす労働力も減ります。ツールが少なければ、ツールの拡散も少なくなります。ハンドオフが減れば、後で修正が必要になるミスも減ります。余分なレイヤーを削除し、よりクリーンなフローを使用した後、チームが無駄な労力を大幅に削減したのを私は見てきました。一部のチームでは、特に手作業によるやり取りを 1 つの明確なパスに置き換えた場合、特定のタスクでの無駄な作業が 40% 近く削減されました。また、私は単純なルールを使用することも好みます。つまり、1 つのタスクには 1 人の所有者が必要です。 1 つの決定には 1 人の明確な意思決定者が必要です。 1 つの承認は、それが実際の価値を追加する場合にのみ行われるべきです。 1 つのテンプレートで繰り返し作業をカバーする必要があります。同じ詳細を 5 回繰り返すのではなく、1 回のレビューで結果を確認する必要があります。これは実用的です。簡単に適用できます。チームが本当に重要なことについて正直でいれば、最もうまくいきます。仕事をスマートに見せることが目的ではないと思います。目標は、簡単にきれいに仕上げることです。洗練されたように見えるプロセスと人々の仕事を支援するプロセスのどちらかを選択しなければならないとしたら、私は常に後者を選択します。きれいな仕事は混雑した仕事に勝ります。明確なステップは長い鎖を打ち負かします。無駄のないプロセスにより、人々はタスク、顧客、結果に集中できるようになります。私にはそのように見えます。ノイズが少なくなります。待ち時間が少なくなります。無駄が少なくなります。より少ない負担でより多くの作業を完了できます。

私はかつて、忙しいということは生産的なことだと信じていました。私のカレンダーはいっぱいで、受信箱は休むことがなく、チームは動き続けました。しかし、結果は努力に見合っていませんでした。私たちは小さなタスクに多大な時間を費やし、繰り返しの作業に多大な費用を費やし、同じ問題を何度も修正するのに多大なエネルギーを費やしてきました。作業量を減らし、より集中するようになったとき、状況は変わりました。私は「他に何を追加できるでしょうか?」と尋ねるのをやめました。私は「何を取り除くことができるでしょうか？」と考え始めました。この 1 回のシフトにより、無駄な時間を削減し、余分なコストを削減し、日常業務の管理が容易になりました。すべての問題に対して、より大きなチームは必要ありませんでした。もっとクリーンなプロセスが必要でした。これが私が使用した方法です。私はすべてのタスクを見て、1 つの単純な質問をしました。「これで仕事は前進しますか?」最初は多くの手順が役に立ちそうに見えました。レポートが別のファイルにコピーされました。メッセージが 2 回送信されました。すでにチェック済みの作業を管理者がチェックしました。一歩一歩が小さく感じられました。一緒に何時間も食べました。そこで、ワークフロー全体をマッピングしました。最初から最後まですべての行動を書き留めました。次に、3 つのグループにマークを付けました。 - 価値を生み出すタスク - 作業を繰り返すタスク - 削除または統合できるタスク この演習は目を見張るものがありました。一部の会議には決定が添付されていませんでした。フォームによっては、同じ詳細を 2 か所で要求するものもありました。一部の承認チェーンでは、1 人がより早く決定できるにもかかわらず、3 人が必要でした。余分なレイヤーを可能な限り削除しました。必要なものだけを残しておきました。次に変更されたのはテンプレートです。私も同じようなメッセージを何度も書いていました。顧客が返答します。プロジェクトの更新。フォローアップメモ。それぞれの作業にかかる時間はわずか数分ですが、その数分はあっという間に積み重なっていきました。そこで、簡単なテンプレートを作成しました。硬いものではありません。出発点をクリアするだけです。優れたテンプレートのおかげで、同じ考えを繰り返すことがなくなりました。また、私のチームのサウンドがより安定したものになりました。回答が速くなり、間違いも減り、空白の画面を見つめる時間が減りました。似たような作品もまとめてみました。これは予想以上に役に立ちました。 5 つの異なるタスクを切り替えると、集中力が低下しました。私は数分ごとに脳をリロードし続けました。同様のタスクを 1 つのブロックで処理すると、作業が速くなり、エラーも少なくなりました。例: - 1 つのセッションですべてのクライアントのメールに返信しました - 1 つのセッションでドキュメントをレビューしました - 1 つのセッションでレポートを処理しました この作業には依然として注意が必要でした。注意を細分化するのをやめました。私が一緒に働いていた小規模な e コマース チームも同じ問題を抱えていました。彼らは手動での注文の更新や、営業とサポート間のやり取りの確認に多くの時間を費やしていました。劇的に壊れたものは何もありませんでした。それが難しい部分でした。このプロセスは正常に見えたので、誰も疑問を持ちませんでした。引き継ぎの手順​​を削減しました。 1 つの共有アップデート シートを使用しました。よくあるケースについて明確なルールを設定します。重複したエントリを削除しました。チームの仕事量が減ったわけではありません。システムがクリーンになったため、作業量が減りました。彼らの日々の負担は減りました。応答速度が向上しました。オーナーは、チームの焦りが減り、それだけでビジネス全体の雰囲気が変わったと言いました。また、無駄な動きということを注意深く観察することも学びました。単純なことを完了するために、タスクが 5 回のクリック、3 回のメッセージ、2 回のチェックを必要とする場合、そのプロセスはトラブルを引き起こしています。それは必ずしもレポートに現れるとは限りません。それは、仕事が少ない日、人々が疲れていること、コストが高いことなどに現れます。私は人々にもっと頑張れと言う前に、プロセスを修正することを好みます。それは多くのチームが見逃している部分だ。彼らは同じ壊れた道に努力を続けます。そして、なぜ結果が横ばいなのか疑問に思います。私の見解は単純です。ノイズが少ないと、優れた作品が際立ちます。余分な手順を削除すると、チームには集中できる余地がさらに広がりました。テンプレートを使用するとコミュニケーションが容易になりました。同様の作業をバッチ処理すると、注意力が向上しました。価値の低い会議を減らすと、一週間が軽くなりました。私はすべてのチームに一定の結果を約束するものではありません。時間とコストの 40% 削減は、私にとってスローガンとして扱われるものではありません。それは仕事、チーム、そして出発点によって異なります。しかし、人々が忙しさに報酬を与えるのをやめ、無駄を改善し始めると、本当の利益が得られるのを私は見てきました。より良い出力が必要な場合は、圧力をさらに加えることから始めないでください。まずは邪魔なものを取り除くことから始めましょう。そこから本当の勝利が始まります。

この問題はよく見かけます。計画はシンプルに始まり、その後成長していきます。手順が多すぎます。引き継ぎが多すぎる。誰も読まないメモが多すぎる。作業は重く感じられ、チームは最初に何を修正すればよいのかまだわかりません。私の見解は単純です。プロセスに多大な労力がかかる場合、すでに必要以上のコストがかかっています。私は、重要なことに集中し続けるため、無駄のない仕事のやり方が好きです。私は 1 つの明確な目標から始めます。 3つではありません。 5 つではありません。 1つ。次に、結果に役立たない余分な部分を削除します。それは、レビューラウンドが少なくなる可能性があることを意味します。それはよりクリーンなタスクの役割を意味するかもしれません。それは承認までの道のりが短くなることを意味するかもしれません。手順もわかりやすくしておきます。適切なプロセスでは、人々が推測に頼ることなく行動できるようにする必要があります。各人は何をすべきか、何を伝えるべきか、そしてどのような結果が期待されるのかを知っている必要があります。それが明確であれば、作業はより少ない摩擦で進みます。私はこれが実際の仕事で展開されるのを見てきました。かつて、小規模なサービス チームがよくある問題について私のところに来たことがあります。彼らのリードは反応が遅かった。内部引き継ぎの段階が多すぎました。彼らのチームは、顧客にサービスを提供するよりも、混乱を解決することに多くの時間を費やしました。プロセスを単純な部分に分割します。一人が摂取を担当した。一人が詳細を確認しました。配達は1名が担当してくれました。 1 つの共有チェックリストを使用したため、誰も同じ質問を何度も繰り返す必要がありませんでした。その変化は派手なものではなかった。実用的でした。チームはより自信を持って返答し始めました。タスクはよりクリーンなパスに移動されました。人々は繰り返しの作業で時間を無駄にすることがなくなりました。それが私がリーンと言う意味です。痩せているというのは弱いという意味ではありません。慎重という意味です。つまり、すべてのステップには理由があるということです。プロセスを構築するとき、私は 3 つのことに注目します。目標 ハンドオフ 最終結果 ステップがこれらのいずれかをサポートしない場合、私はそれを疑問視します。また、顧客に対してメッセージを明確に伝えます。プロセスを理解できると、人はそのプロセスをより信頼します。シンプルな言葉遣いが役に立ちます。次のステップをクリアすると役立ちます。すっきりとしたレイアウトが役に立ちます。余計な言葉で印象づけようとはしません。道が分かりやすいように心がけています。そこからより良い結果が始まります。現在のワークフローが複雑すぎると感じる場合は、大規模なシステムは必要ないかもしれません。もっときれいなものが必要かもしれません。手順を減らし、より適切な順序で、必要な結果に重点を置く必要があるかもしれません。それが私の仕事のやり方です。単純。クリア。行動しやすい。そして、多くの場合、そこからより強力な結果が生まれます。

私は同じ問題を何度も見てきました。チームは懸命に働いているのに、お金が少しずつ消えていくのです。タスクはある人から別の人へと移ります。メッセージが繰り返されます。ファイルが多すぎる場所に存在します。人々は仕事そのものを行うよりも、仕事をチェックすることに多くの時間を費やします。そこから損失が始まります。ワークフローを見るとき、私はそれ以上のツールを追いかけることはありません。無駄を探します。私は単純な質問をします。同じタスクが完了するまでに 2 回、さらには 3 回も操作される場所はどこでしょうか?私が働いていたある小さなオンラインショップでは、毎日この問題が発生していました。注文は電子メール、チャット、スプレッドシートを通じて行われました。チームは同じ詳細を何度もコピーしました。ある人は在庫を確認し、別の人は支払いを確認し、別の人は顧客の最新情報を書きました。単純な注文は長期間にわたって反映される可能性があります。私は彼らが流れを整えるのを手伝いました。 1. 最初から最後まですべてのステップを書き留めました。 2. 価値を追加しないステップを削除しました。 3. 注文データを 1 か所に設定します。 4. 同じメッセージに単純なテンプレートを使用しました。 5. 私は各人に 1 つの明確なタスクを与えました。紙の上では変化は小さいように見えました。実際には、勤務日が変わりました。チームは、「このファイルを持っているのは誰ですか?」と尋ねることをやめました。彼らは同じ間違いを複数回修正するのをやめました。彼らは引き継ぎに費やす時間を減らし、有益な作業により多くの時間を費やしました。また、別のことに気づきました。プロセスがシンプルになると、間違いが少なくなります。エラーが少ないということは、返品、サポートへの返信、修正の遅れが少なくなるということを意味します。ここからコスト削減が始まります。このようなケースでは、チームは重複した作業と手動チェックを削減した結果、コストが 40% 近く低下したことを確認しました。私はこの数字をすべてのチームへの約束として扱っていません。私はこれを、プロセスが正しい方法でクリーンアップされた場合に何が起こるかを示すものとして扱います。私自身のルールはシンプルです。あるステップが顧客の役に立たなかったり、品質が守られなかったり、仕事が前進しなかったりする場合は、それに疑問を持ちます。その考え方がお金を節約します。そうすることでチームも落ち着きます。人々は次に何が起こるかを知ることができます。推測する必要はありません。プロセスのギャップを埋めるためにエネルギーを浪費することはありません。余分なプレッシャーをかけずに節約したい場合は、既存のワークフローから始めてください。マッピングします。トリミングしてください。各ステップを理解しやすくします。多くの場合、そこにあるべきではなかったものを取り除くことで最大の利益が得られます。それが私が信じている種類の変化です。騒音が減り、無駄が減り、実際の仕事のための余地が増えます。

もっと売れば利益が得られると思っていました。すると、また違うパターンが見えてきました。お店は一日中頑張っても赤字になる可能性があります。ストックルームは満杯です。いくつかのアイテムが捨てられます。スタッフは同じ作業をやり直します。注文はステップ間をゆっくりと移動します。チームは相変わらず忙しいのに、無駄が利益を食い続けています。それが私が常に感じている問題です。私の考えはシンプルです。より多くの利益を望むなら、まず無駄を取り除く必要があります。大げさな話ではありません。スローガンの長いリストはありません。明確なプロセス、明確な役割、実際に維持できる小さな毎日のチェックが必要です。私はこれを、一緒に働いていたパッケージングチームから学びました。彼らは怠け者ではありませんでした。彼らは過負荷でした。箱は間違ったサイズにカットされ、ラベルの印刷は遅すぎ、材料は実際に使用回数を数えずに大量に購入されました。彼らは毎日少しずつお金を失いました。私は彼らがスピードを緩め、各ステップを確認できるように手助けしました。 5箇所の漏れを発見しました。在庫が必要以上に多かった。一部の資料は数か月放置され、価値が失われてしまいました。手戻りはよくありました。印刷が間違っていたり、サイズが間違っていたりすると、また手間がかかります。引き継ぎが面倒だった。ある人は、次の人がそのタスクを知っていると思い込んでいました。その仮定が彼らに負担を与えたのです。使用状況は十分に追跡されませんでした。どの素材が最もお金を無駄にしているのか、誰も知りませんでした。小さな誤差は通常どおり受け入れられました。その習慣は、これまでの最悪の日よりもさらに傷つきました。私は大きなシステムから始めたわけではありません。私は床から始めました。私は 3 つの質問をしました。すぐに慣れるものは何ですか?よく無駄になるものは何ですか?最も遅延が発生するのはどのステップですか?答えが得られると、修正が容易になりました。私はメソッドを無駄がなくシンプルに保ちました。素材の種類を減らしました。オプションが多すぎると柔軟性があるように見えますが、混乱が生じます。リストが小さくなったことで、部品の購入、保管、使用がはるかに簡単になりました。 1日あたりの在庫数の制限を設けております。棚が十分にいっぱいになると、私たちはそれ以上買うのをやめました。これにより、現金は箱の中に保管されるのではなく、自由に保つことができました。各作業ステップを紙にマークしました。誰もが、以前に何が起こったのか、そして次に何が起こるのかを知ることができました。これによりハンドオフのミスが減りました。私たちは毎日廃棄物をチェックしました。長時間の会議ではありません。簡単なレビュー: 何が使用されたか、何が残ったか、何が間違っていたか。まず最も一般的なエラーを修正しました。 1 つの悪い印刷パターンにより、繰り返しスクラップが発生しました。そのステップを修正した後、廃棄物は急速に減少しました。結果は安定していました。廃棄物は数か月間で約 40% 減少しました。その数字は魔法から来たものではありません。それは、エラーが減り、過剰購入が減り、各タスクをより適切に制御できるようになったことから生まれました。この部分を強調したいのは、無駄のない仕事は人々を圧迫することではないということです。それは、価値を付加しない仕事の部分を取り除くことです。チームがそれをうまくやれば、人々のストレスは減り、企業は得た利益をより多く手元に残すことができます。同じ方法を自分のビジネスでも使用したい場合は、単純な方法に従います。注文から納品までのすべてのステップを書き留めます。私は遅延、廃棄、過剰在庫、繰り返し作業を探します。弱点を 1 つ選択し、それを最初に修正します。在庫、使用量、引き渡しに関して簡単なルールを設定しました。毎週結果を確認し、うまくいっている場合はルールを守ります。それが私が信頼する無駄のない方法です。私は新しいアイデアをすべて追い求めるわけではありません。問題を理解するまでは、これ以上ツールを追加しません。無駄を見て、無駄を切り、利益を守ります。ビジネスは、作ったものをより多く保持するほど強力になります。そのため、無駄を減らすことが多くの場合、より多くの利益につながります。詳細については、Gui Zhihong: 184432610@qq.com/WhatsApp +8618958309862 まで今すぐお問い合わせください。

Womack, JP 1990 Lean Thinking Ohno, T. 1988 Just in Time for the Modern Workplace Drucker, PF 2006 The Practice of Management Pande, PS 2000 The Lean Workflow Handbook Rother, M. 2009 日常業務の継続的改善 Liker, JK 2014 よりスマートで無駄のないプロセスの構築